Verwaltungsassistenz Finanzen ISLE 50-60%

Ab dem 1. April 2026 oder nach Vereinbarung ist die Stelle einer Verwaltungsassistenz am Institut für Interdisziplinäre Sprachevolutionswissenschaft (ISLE-Institut) der Universität Zürich zu besetzten. Das ISLE-Institut wurde 2025 als Nachfolgeinstitution des Instituts für Vergleichende Sprachwissenschaft (IVS) und des Center for the Interdisciplinary Study of Language Evolution gegründet. Das ISLE-Institut widmet sich der vergleichenden Erforschung von Sprachen und ihren Varietäten, mit einem starken Schwerpunkt auf der Evolution der aktuellen Dynamik von Sprache in Form von Lern-, Wandel- und Verarbeitungsmechanismen. Der Nationale Forschungsschwerpunkt NCCR «Evolving Language» ist zudem an unserem Institut angesiedelt. Für die Administration suchen wir eine engagierte Persönlichkeit zur Unterstützung des Admin-Pools des Instituts, mit Schwerpunkt im Finanzbereich.

Finanzadministration (ca. 40 %)

• Bearbeitung allgemeiner Finanzprozesse in den Bereichen Spesen, Vorschüsse, Zahlungsaufträge, Rechnungen und Drittmittel unter Einsatz der UZH-Systeme SAP, AVA, Yokoy und KWF
• Selbstständige Prüfung und Abwicklung von Finanzvorgängen gemäss den Vorgaben der Universität Zürich
• Unterstützung der Geschäftsführung und der Forschenden bei finanzadministrativen Fragestellungen

Spesen & Vorschüsse

• Prüfung, Bearbeitung und Abwicklung von Spesenabrechnungen für Mitarbeitende gemäss Spesenreglement der UZH
• Unterstützung und Beratung der Mitarbeitenden bei der Spesenerfassung über das Yokoy-System
• Abwicklung, Überwachung und fristgerechte Abrechnung von Vorschüssen

Zahlungsaufträge, Rechnungen & Drittmittel

• Bearbeitung von Zahlungsaufträgen
• Prüfung eingehender Rechnungen auf formale und inhaltliche Korrektheit gemäss UZH-Vorgaben
• Administrative Unterstützung bei der Verwaltung von Drittmittelprojekten (z. B. Projektkonten, Budgetübersichten, Budgetkontrolle)
• Unterstützung der Forschenden bei administrativen Fragen im Zusammenhang mit Drittmitteln

Allgemeine Administration / Unterstützung des Admin-Pools (ca. 10 %)

• Unterstützung des Admin-Pools bei allgemeinen administrativen Aufgaben, die das gesamte Institut betreffen
• Mithilfe bei der Organisation von institutsweiten Anlässen (z. B. Apéros, Kolloquien, Veranstaltungen)
• Unterstützung bei Sitzungsvorbereitungen (z. B. Versand von Unterlagen, Raumorganisation)
• Allgemeine administrative Unterstützung nach Bedarf im Rahmen klar definierter Aufgaben 

Für diese vielseitige Position suchen wir eine engagierte, zuverlässige und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, mit einer kaufmännischen oder gleichwertigen Ausbildung sowie Berufserfahrung in der Finanz- und/oder Verwaltungsadministration, vorzugsweise im Hochschulbereich.

Sie arbeiten gerne im Team und zeichnen sich durch eine sorgfältige, selbstständige, strukturierte und effiziente Arbeitsweise aus. Auch in hektischen Zeiten behalten Sie den Überblick und sind in der Lage, Prioritäten zielgerichtet zu setzen.

Sie verfügen über stilsichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie über sehr gute Anwenderkenntnisse in MS-Office, insbesondere Excel. Erfahrungen mit SAP sind von Vorteil. Der sichere Umgang mit digitalen Arbeitstools und administrativen Systemen wird vorausgesetzt.

Erfahrung im Umgang mit Budgets, Spesenprozessen oder der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten ist von Vorteil.

Institut für Interdisziplinäre Sprachevolutionswissenschaft, Affolternstrasse 56, 8050 Zürich Oerlikon.

01.04.2026 oder nach Vereinbarung. Wir werden ab dem 16. Februar 2026 mit den ausgewählten Bewerberinnen und Bewerbern Kontakt aufnehmen, um einen Termin für ein Vorstellungsgespräch zu vereinbaren. 

Bitte bewerben Sie sich hier: Bewerbung für Verwaltungsassistenz Finanzen ISLE 50-60%

Geben Sie im Kommentarfeld an, an welchen Tagen Sie für ein Vorstellungsgespräch zur Verfügung stehen.

Bitte bereiten Sie für Ihre Bewerbung folgende Unterlagen vor:

• Ein Motivationsschreiben (PDF-Upload)
• Einen Lebenslauf (PDF-Upload)
• Arbeitszeugnisse (PDF-Upload)

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an personal@isle.uzh.ch.